Jak przygotować dokumenty do niszczenia?

archiwum

Dokumenty mają swój cykl istnienia. Po wytworzeniu, często są magazynowane i archiwizowane. Po tym okresie powinny być przeznaczone do zniszczenia. Profesjonalna utylizacja materiałów to sposób nie tylko na nowe miejsce w firmowym archiwum, ale także gwarancja bezpieczeństwa danych i zniszczenia ich w sposób uniemożliwiający odczytanie. Jak zatem przygotować materiały do utylizacji, aby proces ten przebiegł sprawnie i skutecznie?

Mimo szerzącej się cyfryzacji – czyli zjawiska stopniowego przenoszenia wszelkiej dokumentacji papierowej na dyski twarde komputerów i inne nośniki – wciąż często korzystamy z dokumentów w formie papierowej. Opinie są podzielone co do tego, co jest lepsze – każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Dokumenty w formie cyfrowej są stosunkowo łatwiejsze do odszukania, korzystania z nich i późniejszej archiwizacji. Nie można zaprzeczyć jednak, że w przypadku awarii prądu to właśnie dokumenty w formie papierowej są niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Niezależnie od typu dokumentu, jaki przechowujemy, w końcu przychodzi czas, kiedy część z nich przestaje już być potrzebna. Może to mieć związek z okresowym porządkami, remanentem czy też regulacjami prawnymi, które zakazują nam dłuższego przetwarzania pewnych danych wrażliwych. Wszystkie papiery, ale także i pliki, raporty, e-maile, zdjęcia, listy kontaktów mogą zawierać wrażliwe dane, których nie można przechowywać bez limitu. Wówczas należy zadać sobie pytanie – w jaki sposób bezpiecznie zniszczyć dokumenty, których przechowywać już nie chcemy lub po prostu nie możemy?

Profesjonalne niszczenie dokumentów

Na szczęście w obecnych czasach odpowiedź na zadane wcześniej pytanie przychodzi do nas sama. Nie musimy samodzielnie próbować pozbyć się dokumentów papierowych, ani danych zawartych na nośnikach cyfrowych. Istnieje szereg profesjonalnych firm, które oferują usługi z zakresu utylizacji dokumentów. Są to doświadczeni pracownicy, którzy doskonale znają wartość danych wrażliwych i są świadomi możliwych konsekwencji nieumiejętnego usunięcia danych.

Samodzielne niszczenie dokumentów często nie jest do końca skuteczne. Dane, które usuniemy z dysku twardego mogą zostać z łatwością odzyskane i nie trzeba do tego celu zatrudniać profesjonalnego hakera. Papierowe dokumenty – owszem, możemy włożyć do niszczarki, jednak w momencie, gdy ich ilość możemy podać w kilogramach – standardowa, biurowa niszczarka kazałaby nam spędzić przy niej kilka dobrych godzin. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów posiadają certyfikowane maszyny, które zniszczą nie tylko papier, ale wszystkie elektroniczne, magnetyczne i optyczne nośniki danych.

Jak przygotować dokumenty do niszczenia?

Firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów służą pomocą nie tylko w zakresie samego niszczenia, ale także w przygotowaniu materiałów i ich transporcie do niszczarni. Niezależnie od tego, jakiego przygotowania wymaga firma, na której usługi się zdecydowaliśmy, istnieje kilka bardzo ważnych zasad, które warto znać.

  •         Wszystkie dokumenty – zarówno papierowe, jak i te zawarte na nośnikach cyfrowych – warto przejrzeć bardzo dokładnie przed przeznaczeniem ich do niszczenia. Zdarza się, że wśród papierów, które chcemy zniszczyć niechcący znajdzie się też jakiś bardzo ważny dokument. To samo dotyczy nośników elektronicznych – należy sprawdzić każdy folder, również te oznaczone jako ukryte. Niszczenie to proces nieodwracalny i należy o tym pamiętać.
  •         Dokumenty papierowe do zniszczenia powinny być przygotowane w formie luźnych kartek. Oczywiście możemy przeznaczyć do utylizacji całe segregatory. Jednakże tak zapakowane materiały mają większą objętość i  w ten sposób znacznie mniejsza ich ilość mieści się do kontenerów, w których bezpieczne przewożone są dokumenty do niszczarni.
  •         Niszczenie dokumentów zmieszanych jest droższe, niż materiałów segregowanych na papier, karton i folię. Dlatego warto papiery wyjąć z popularnych foliówek i z segregatorów.
  •         Zarówno sprzęt, jak i papiery warto dobrze zapakować – co prawda większość profesjonalnych firm z dziedziny niszczenia dokumentów oferuje zaplombowane kontenery, jednak warto samemu zadbać o wrzucenie dokumentów do szczelnego worka lub kartonu, który dodatkowo możemy zabezpieczyć taśmą lub folią.

Sposób segregacji i przygotowania dokumentów jest uzależniony od firmy, która zleca wykonanie ich zniszczenia. Warto pamiętać jednak, że ich odpowiednie przygotowanie będzie skutkować optymalizacją kosztów związanych z realizacją procesu niszczenia dokumentów.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów

Likes:
0 0
Views:
39
Article Categories:
Biznes

Comments are closed.